jueves, 15 de mayo de 2008

Uso del Buzon sin correo en un exchange

Recuerdo cuando en mi universo de discurso empezaba a sonar la palabra ordenador, y se iban creando al rededor de esta palabra una serie de mitos, preguntas, y leyendas que creo que todos los hemos sufrido.

Una de las mas típicas era del tipo:
"¿Para que quieres ese pedazo de ordenador sin tu solo vas a usar un 5 % de el?"
Creo que esta pregunta se podían aplicar a los 486 de aquel entonces, como a los core 2 duo de ahora.
No creo que haya usuario capaz de exprimir el potencial de un sistema.
Si lanzamos la vista un poco mas al fondo, solo tenemos que ver la cantidad de recursos que desaprovechamos en muchas de nuestras maquinas servidores... Menos mal que apareció la virtualización en nuestras vidas...

Pero a lo que íbamos... Si por ejemplo un usuario necesita el ordenador para trabajar en word, ¿Necesita comprarse un ordenador ultimo modelo?
Esta claro que un pentium III 800 mhz le va a valer para tal función, pero todos sabemos que esa no es la solución.

Y sacando este tipo de planteamientos podemos llegar al siguiente escenario

Escenario
Tenemos montado nuestro directorio activo, en el cual habitan una serie de usuarios. Tenemos una maquina exchange, relacionando a cada usuario su correspondiente buzón, y además tenemos nuestro proveedor de mail, que nos facilita nuestro servicio de correo a través de pop3.
El exchange, lo queremos usar únicamente como almacenamiento de datos de mail, y ademas vamos a hacer uso de las carpetas publicas.

Problema
No sabemos como realizar la configuración, para que esto no sea un lío con tanta carpeta y tanto lugar de almacenamiento

Solución
Como siempre que se nos plantea un escenario que el uso puede ser un poco diferente a lo habitual. Es decir se trata de exchange, lo normal seria tener recibiendo el correo en el exchange, usar el buzón, y las publicas sin mas.

Pues tenemos que buscar la manera de plantearlo evitando cualquier tipo de complicacion, y para esto, creo que lo mejor es reducir el numero de elementos a usar en nuestra configuración.

Primero un par de conceptos
1- ¿Como almacena outlook la información?
Normalmente cuando outlook trabaja con una configuración de cuenta de correa, almacena todo en un fichero. Este fichero tiene extensión pst y por defecto lo guarda en la siguiente ruta:
c:\documents and settings\usuario\configuracion local\datos de programa\microsoft\outlook\fichero.pst

2- ¿Como almacena exchange la información?
Pues así un poco por encima, decir que exchange tiene una base de datos que guarda en un fichero de almacenamiento .edb.
Digamos que el cliente outlook se conecta al servidor exchange, y realiza la consulta hacia ese fichero cogiendo la información del correspondiente buzón de usuario.
A partir de outlook 2003, este tiene la posibilidad de copiar la información a un fichero local, que tiene extensión .ost .

¿Que objetivo nos marcamos?
Vamos a suprimir un elemento en nuestro escenario. Y este va a ser el fichero pst. Vamos a trabajar solo con el buzón de usuario, y ahí es donde vamos a almacenar toda la información.
- Los correos descargados del proveedor de correo.
- Las carpetas propias de exchange (publicas,contactos, etc...)

Pasos a seguir
- Vamos a suponer que los usuarios y los buzones este correctamente configurados en el servidor exchange.

- En el puesto de usuario vamos a:
Inicio- configuración- panel de control - correo

- Damos al botón "cuentas de correo electrónico..."
Y añadimos nuestro buzón de usuario de exchange


- Una vez hecho esto, damos al botón "Archivo de datos"
Si existe alguna entrada haciendo referencia al fichero pst. la quitamos.


- Es importante asegurarnos que en la opción "Enviar nuevo correo electrónico.." este seleccionado nuestro buzón de exchange





- Al abrir el cliente de correo outlook deberemos de ver solo el árbol de directorio del buzón, si vemos, una rama que hace referencia a "Carpetas personales" es que tenemos configurados un fichero pst. y debemos de quitarlo si no es lo que queremos.



Con esto estaremos usando nuestro buzón de exchange, para almacenar las cuentas de correo pop3 en el buzón y además estaremos haciendo uso de todas las ventajas de exchange.


Apéndice

I Sincronizar dispositivos móviles
Siempre que usemos dispositivos móviles y queramos hacer sincronización de elementos y todo esto que es tan chulo. Tendremos que entrar en el correspondiente configurador, ya sea activesync, blackberry etc... y ahi tenemos opciones para indicar que carpetas y todo eso sincronizar.

En este caso, tendremos que seleccionar las correspondientes al buzón

II Trabajar fuera del directorio activo.
Como he dicho por una parte de este post, a partir de outlook 2003, nos permite la posibilidad de trabajar sin conexión. Lo que hace outlook es hacer una copia del buzón, en un fichero local con extensión .ost. Esto nos permitirá trabajar con el equipo fuera de la oficina, y cuando lleguemos sincronizar con el buzón todos los cambios realizados.

Y sin mas, espero que no haya sido un lío esta entrada, y por lo menos esta configuración le pueda servir a alguno.
Saludos

3 comentarios:

Alex dijo...

Quiero trabajar con ms outlook, pero una vez teni la problema complicado. Y por fortuna puede decidir esta problemas con ayuda de la utiliza siguente - reparar pst outlook 2003.

tienda de informatica dijo...

Me viene genial tu web para aplicar tus conocimientos en mi tienda de informatica. Gracias

parapente dijo...

No sabía como hacerlo, me cogi un dominio personal de parapente y me he vuelto loco para configurarlo en outlook. Muy bueno.